Nouvelles exigences de Microsoft Outlook pour les expéditeurs : ce que vous devez savoir (et faire)

Quelles sont les nouvelles exigences de Microsoft à l’attention des expéditeurs ?

Microsoft suit la route ouverte par Google et Yahoo en 2024, qui demandaient à ce que les expéditeurs en masse (qui envoient plus de 5 000 emails par jour) mettent en place trois protocoles d’authentification clés dans leur processus d’envoi :

• SPF (Sender Policy Framework), qui vérifie que les emails sont envoyés depuis des serveurs autorisés, listés dans le DNS de votre domaine.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail), qui signe numériquement vos emails, afin de vérifier qu’ils n’ont pas été altérés durant l’envoi.

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), qui informe les services de messagerie comment gérer les emails non authentifiés, et offre une visibilité sur les activités non autorisées utilisant votre domaine.

Les messages ne remplissant pas ces exigences seront dans un premier temps redirigés vers le dossier du spam. Mais si le non-respect de ces règles persiste, les emails seront finalement rejetés, ce que vous voulez éviter à tout prix !

Pourquoi maintenant ?

Il semblerait que Microsoft ait finalement décidé de rejoindre la mouvance de protection des boîtes de réception et lutte contre les emails indésirables. Ces nouvelles exigences d’authentification des emails de marques réduiront les risques d’usurpation d’emails et d’attaques de phishing (hameçonnage), et amélioreront de façon générale la sécurité des emails et leur délivrabilité.

Mais pourquoi maintenant ? Pourquoi cette soudaine prise de conscience ?

C’est le bon moment de rappeler que ces nouvelles règles sont tout simplement des bonnes pratiques de l’emailing qui existent maintenant depuis plus de 10 ans. Il n’y a finalement rien de révolutionnaire ou de nouveau à ce que Microsoft, Google ou Yahoo décident d’appliquer ce qui relève, pour nous, du bon sens en emailing. D’ailleurs, de nombreux expéditeurs d’emails ont déjà mis en place ces protocoles d’authentification. La différence, désormais, c’est que ces services de messagerie forceront leur application.

Y’a-t-il des règles supplémentaires à connaître ?

Microsoft a également insisté sur le fait qu’il serait plus stricte sur le suivi des bonnes pratiques d’hygiène de listes de contacts. Voici quelques-unes des bonnes pratiques à suivre selon Microsoft :

• Assurez-vous que l’adresse « De » ou « Reply to » est valide, qu’elle reflète le domaine d’envoi réel, et peut recevoir des réponses.

• Mettez en place un lien de désinscription clair et visible, pour que les destinataires puissent se désabonner en un clic s’ils ne désirent plus recevoir vos emails.

• Retirez régulièrement les adresses email invalident pour réduire les plaintes pour spam et les rebonds.

• Utilisez des objets d’email clairs, et assurez-vous que les destinataires ont bien consenti à recevoir vos messages.

Nous le répétons : Microsoft a répété plusieurs fois que l’entreprise n’hésitera pas à agir si ces règles ne sont pas suivies, notamment en filtrant ou en bloquant les expéditeurs réfractaires.

Date limite et mise en application

Voici le calendrier que vous devez suivre pour rester dans les normes :

• Dès maintenant : assurez-vous que vos enregistrements SPF, DKIM et DMARC sont à jour, alignés avec les recommandations, et fonctionnent correctement.

• Le 5 mai 2025 : Microsoft commence à router les messages d’expéditeurs ne suivant pas ses nouvelles réglementations vers le dossier du spam.

• Futur : les expéditeurs n’ayant toujours pas correctement paramétré leurs protocoles d’authentification verront leurs envois rejetés.

Ce que vous devez faire dès maintenant

Comme les règles de Microsoft suivent très largement celles mises en place par Google et Yahoo en 2024, vous ne devriez pas avoir grand-chose à faire, si tant est que vous aviez bien mis en place ces protocoles à l’époque.

Cependant, si ça n’est pas votre cas, voici une liste des différentes actions que vous devez entreprendre, avec la documentation associée :

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