Trabaja mejor, no más: Las ventajas de la colaboración en tiempo real en el email marketing

Por qué la colaboración es crucial para los equipos de email marketing

Hoy en día, las campañas de email marketing requieren un esfuerzo sincronizado de múltiples roles. Los redactores deben elaborar textos convincentes, los diseñadores deben garantizar que sean atractivos visualmente y los estrategas deben centrarse en encontrar el momento oportuno y el público objetivo. Por desgracia, estas funciones suelen funcionar en silos, lo que provoca una comunicación inconexa e ineficaz.

Puede que te hayas encontrado en una situación similar a esta: un diseñador actualiza una plantilla de newlsetter basándose en un texto obsoleto, mientras que un directivo solicita cambios en el CTA sin darse cuenta de que ya se ha revisado. ¿Cuál es el resultado? Pérdida de tiempo, miembros del equipo frustrados y, lo peor de todo, una campaña que no refleja la voz unificada de la marca.

Además, la presión para entregar campañas personalizadas y de alta calidad en plazos ajustados es cada vez mayor. Según datos del sector, los equipos que utilizan herramientas colaborativas informan de un plazo de entrega de las campañas un 30 % más rápido y de un número significativamente menor de errores en comparación con los que confían en los flujos de trabajo tradicionales. Esto se debe a que las plataformas colaborativas permiten a los equipos de email marketing:

• Reducir los errores: Al trabajar en el mismo entorno, puedes ver las actualizaciones en tiempo real y evitar alterar o tocar el trabajo de los demás.

• Mejorar la coherencia: Las herramientas unificadas ayudan a mantener las directrices de la marca en todas las campañas.

• Ahorrar tiempo: Los flujos de trabajo centralizados eliminan las ineficiencias de la comunicación de ida y vuelta.

Para las pymes en crecimiento, los equipos distribuidos y las agencias que hacen malabarismos con múltiples clientes, todas estas ventajas suponen cambiar las reglas del juego.

Las ventajas de los flujos de trabajo interfuncionales y en tiempo real

Aunque hemos tratado brevemente por qué la colaboración es clave en los equipos de email marketing, vamos a profundizar en los beneficios que puedes esperar.

Creación acelerada de campañas

En el email marketing, la velocidad importa. Tanto si se trata de responder a las tendencias del mercado como de lanzar una promoción urgente, los retrasos pueden costar oportunidades. La colaboración en tiempo real permite a los equipos trabajar simultáneamente en las campañas, reduciendo los cuellos de botella y acelerando los plazos.

Por ejemplo, en lugar de esperar a que el diseño y el texto se finalicen por separado, ambos equipos pueden coeditar una plantilla en tiempo real. El feedback es inmediato, y los cambios se aplican en el acto, ahorrando horas o incluso días.

Puedes ver (y revisar) al instante los cambios que hagan tus compañeros directamente en el Editor de emails de Mailjet, algo así como en Google Docs. Puedes añadir tus comentarios sobre bloques de texto, imágenes, botones y mucho más para ayudar a agilizar tu proceso de trabajo y aumentar la eficiencia de tu equipo.

Reducción de errores

Los flujos de trabajo tradicionales son propensos a cometer errores. Las ediciones desalineadas, los borradores obsoletos o la falta de comunicación pueden dar lugar a errores que dañen la credibilidad de tu marca. Aunque no es el fin del mundo si se cuela alguna errata, no da buena imagen. Las herramientas de colaboración en tiempo real lo solucionan:

• Evitar conflictos: Todo el mundo ve las actualizaciones a medida que se producen, lo que garantiza que nadie sobrescriba los cambios. Algunos programas incluso avisan a los usuarios de los cambios realizados.

• Mantener el control de versiones: Los equipos siempre trabajan sobre el último borrador, lo que reduce la confusión.

Estas funciones no solo mejoran la precisión, sino que también generan confianza entre los miembros del equipo y las distintas partes interesadas.

Mejora de la coherencia

Mantener una voz de marca coherente en todas las campañas es un reto cuando intervienen varios colaboradores. La colaboración en tiempo real proporciona una única fuente de la verdad para:

• Plantillas: Los diseños preaprobados basados en tu sistema de diseño de emails garantizan que cada correo electrónico se ajuste a las directrices de la marca.

• Contenido: Las secciones bloqueadas preservan los mensajes críticos, mientras que las áreas editables permiten la personalización.

Aunque pueda parecer un detalle sin importancia, la voz de tu marca te diferencia de la competencia. Es la forma en que los clientes te reconocen. Y por eso es tan importante ser coherente en todos los canales de comunicación, sobre todo en el email, para generar reconocimiento de marca y confianza en tu audiencia.

Aumento de la creatividad

Cuando los equipos colaboran en tiempo real, pueden aportar ideas, experimentar e iterar con mayor eficacia. Los diseñadores y redactores pueden probar diferentes ideas sobre la marcha, mientras que los estrategas aportan información inmediata sobre la alineación con los objetivos de la campaña.

¿Y el resultado? Campañas más innovadoras que destacan en bandejas de entrada abarrotadas.

Escalabilidad

A medida que los equipos crecen, también lo hacen sus retos. Ampliar las operaciones de email marketing requiere de herramientas y procesos que se adapten a equipos más grandes, más campañas y mayores riesgos. La colaboración en tiempo real facilita la incorporación de nuevos miembros, la gestión de cargas de trabajo crecientes y el mantenimiento de la eficiencia sin sacrificar la calidad.

Quién se beneficia más de la colaboración en tiempo real

Te preguntas si el software de colaboración en tiempo real es realmente una necesidad para ti y tu equipo. Bueno, si perteneces a alguna de las siguientes categorías, deberías considerarlo.

Pequeñas y medianas empresas (PYME)

A medida que las pequeñas empresas crecen, también lo hacen sus equipos. Las herramientas de colaboración proporcionan un eje centralizado para la creación de campañas, lo que permite una comunicación fluida y una reducción de la complejidad. Por ejemplo:

• Los coordinadores de marketing pueden redactar correos mientras los estrategas afinan simultáneamente la segmentación de la audiencia.

• Todo el mundo trabaja en sincronía, garantizando aprobaciones y lanzamientos más rápidos.

Para las pymes, las herramientas de colaboración multiplican sus recursos exponencialmente, lo que les permite competir con organizaciones más grandes.

Grandes empresas

Las grandes empresas suelen hacer malabarismos con múltiples campañas, marcas y regiones. Esta complejidad exige un alto nivel de coordinación. Aquí es donde entra en juego tu software de colaboración por email en tiempo real. Te ayuda a:

• Alinear a los equipos distribuidos por todo el globo, asegurando un mensaje coherente.

• Simplificar las aprobaciones y reducir el riesgo de falta de comunicación entre departamentos.

Agencias creativas

Si crees que es un reto comunicarse con un equipo interno de marketing, imagínate lo que es para las agencias. Gestionar varios proyectos y clientes a la vez no es fácil, y la posibilidad de colaborar directamente en una herramienta compartida garantiza una mejor alineación en cada fase de la producción.

Elimina las ineficiencias de los flujos de trabajo tradicionales (como los hilos interminables de emails, los archivos adjuntos y los comentarios dispersos en varios canales) centralizándolo todo en una plataforma compartida. Con la edición y los comentarios en tiempo real, las agencias pueden presentar borradores a los clientes y recibir sus opiniones al instante, reduciendo el ciclo de idas y venidas que a menudo retrasa la aprobación de las campañas.

Las características clave que permiten una colaboración sin fisuras

Mailjet está a la vanguardia del marketing colaborativo por email y ofrece un conjunto sólido de herramientas que abordan algunos de los puntos débiles más comunes que hemos comentado anteriormente. Echemos un vistazo más de cerca a las características que impulsan esta transformación.

Colaboración en tiempo real

Piensa en la colaboración en tiempo real de Mailjet como el Google Docs del email marketing. Esta función permite que varios usuarios trabajen simultáneamente en el mismo correo electrónico, evitando los riesgos de cambios contradictorios.

Por ejemplo, los equipos pueden hacer un seguimiento de quién está editando qué en tiempo real, y recibir alertas cuando se publican nuevas actualizaciones, minimizando el riesgo de que se sobrescriban las ediciones. Además de a los emails, esta funcionalidad se extiende a las páginas de destino y los formularios de Mailjet, lo que la convierte en una herramienta versátil para el marketing multicanal.

Multiadministrador y acceso personalizado para usuarios

Una colaboración eficaz no significa dar a todos el mismo nivel de acceso. La función multiadministrador y de acceso de usuarios de Mailjet permite a los equipos personalizar los permisos en función de los roles. Algunas de las principales ventajas de esto son:

• Restringir el acceso a plantillas o campañas sensibles para una mejor gobernanza.

• Permitir plenos privilegios de administrador a quienes los necesiten sin comprometer la seguridad.

Esta función es especialmente útil para las agencias que gestionan varios clientes o empresas con jerarquías complejas.

Galería de plantillas

Crear un email desde cero supone mucho tiempo. La Galería de plantillas de Mailjet ofrece más de 100 plantillas de email responsive prediseñadas y adaptadas a distintos casos de uso (desde campañas de marketing hasta emails transaccionales).

Esto no solo acelera la producción, sino que también garantiza que cada campaña se ajuste a las directrices de la marca.

La solución de email marketing de Mailjet te permite crear fácilmente bonitos diseños para tus emails. Si utilizas una herramienta de diseño compatible con la exportación en HTML, como Figma o Adobe XD, puedes exportar tus plantillas de email en formato HTML utilizando el editor avanzado de Mailjet.

Secciones guardadas y bloqueadas

La eficiencia se une a la gobernanza con las secciones guardadas y bloqueadas de Mailjet. Los equipos pueden guardar secciones de uso común, como encabezados o pies de página, para reutilizarlas en distintas campañas. También puedes bloquear secciones críticas para evitar ediciones no autorizadas, asegurándote de que nada que deba permanecer como está se edite o cambie accidentalmente.

Captura de pantalla del Editor de Mailjet con el uso de secciones guardadas y bloqueadas.

Registros de actividad

El seguimiento de los cambios puede ser una pesadilla en entornos colaborativos. Los Registros de actividad de Mailjet proporcionan un historial detallado de ediciones, eliminaciones y adiciones. Esto no solo ayuda a los equipos a mantenerse coordinados, sino que también garantiza la posibilidad de asignar una responsabilidad, un factor crucial para el cumplimiento en sectores como el financiero y el sanitario.

Cómo te ayuda Sinch Mailjet a trabajar de forma más colaborativa

Eliminar los silos no es solo mejorar los flujos de trabajo; es liberar la creatividad, fomentar el trabajo en equipo y ofrecer campañas impactantes. Con herramientas como Mailjet, los profesionales del email marketing por fin pueden trabajar juntos en tiempo real, creando campañas cohesionadas, eficientes y alineadas con los objetivos de la marca.

¿Todo preparado para transformar tu estrategia de email marketing? Explora hoy mismo las funciones de colaboración de Mailjet y experimenta el poder de trabajar juntos, sin problemas ni ataduras.