E-Mail-Marketing für NGOs: Tipps und Tricks

Das Ziel von Wohltätigkeits- & Non-Profit-Organisationen ist es, in den Posteingängen Ihrer Empfänger diese von Ihren Projekten zu überzeugen und zur gewünschten Reaktion zu animieren.

Um dies zu erreichen, benötigen Sie emotionale Botschaften und eine beeindruckende Geschichte, die für die richtige Art von Unterstützern attraktiv ist: Diejenigen, die Ihre Botschaft vermitteln.

Erfahren Sie daher in diesem Artikel, wie die Grundlagen des E-Mail Marketings für NonProfit- und Wohltätigkeitsorganisationen aussehen, welche nützlichen Funktionen Ihnen helfen und welche E-Mail Kampagnen sich am besten anbieten.

Bei der Erstellung ansprechender E-Mail Kampagnen für Non-Profit-Oragnisationen gibt es verschiedene Elemente zu berücksichtigen, darunter ein sorgfältiges Design, ansprechende Betreffzeilen und das Vermeiden von Spam-Wörtern.

Die Beherrschung dieser Grundlagen kann den Unterschied ausmachen, ob jemand Ihre E-Mail öffnet oder nicht.

Sehen wir uns im Folgendem an, welche Aspekte für die Zustellbarkeit und die Öffnungsrate besonders wichtig sind:

Haben Sie eine klare E-Mail Strategie

Mit der Erstellung einer E-Mail Strategie sind Unternehmen grundsätzlich auf der sicheren Seite Ihre Ziele zu realisieren.

Als Non-Profit-Organisation sollten Sie sich daher folgende Fragen stellen:

• Was sind die Ziele Ihrer NGO Newsletter?

• Welche E-Mail Inhalte sollten Sie versenden?

• Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand?

1. Listen Sie die KPIs Ihrer E-Mail Kampagne auf

Von großer Bedeutung bei der Planung Ihrer E-Mail Kampagnen, ist das Festlegen von spezifischen KPI’s.

Diese sind Kennzahlen, die Ihnen helfen den Erfolg Ihrer E-Mail Kampagnen zu messen und von Ihren bereits festgelegten Marketing Zielen abhängig sind.

Die Festlegung konkreter Zahlen ermöglicht Ihnen die Überprüfung, ob Sie diese Ziele später auch erreichen.

Hierzu das folgende Beispiel

Tabelle: Beispiel für ein E-Mail Marketing KPI Framework

Mithilfe eines KPI Frameworks, können Sie

1. den Erfolg Ihrer E-Mail Kampagnen messen

2. Ihre E-Mail Strategie nachträglich anpassen

2. Finden Sie den richtigen E-Mail Inhalt für Ihre Non-Profit Organisation

Bieten Sie Inhalte an, die eine Geschichte erzählen und Ihre Ziele Ihrer Arbeit übermitteln.

Mit nützlichen Inhalten gewinnen Sie Vertrauen und lassen Ihre Marke von der Masse abheben.

Der Schlüssel für eine geöffnete E-Mail liegt im Anbieten von Wert und Anreizen für den Leser.

Die Organisation “British Red Cross” gibt in Ihrem Newsletter Einblick in Ihre Arbeit und aktuelle Missionen

Das Bereitstellen von Geschichten und Einsichten in das, was Sie unterstützen, kann das Interesse erhöhen und Ihre E-Mails in etwas verwandeln, auf das Ihre Leser berührt und zu einer weiteren Aktion motivieren kann.

Persönlich zu sein kann die Ergebnisse der Kampagnenleistung verbessern.

3. Wählen Sie den besten Versandzeitpunkt aus

Damit Ihre E-Mail Kampagnen von Ihren Empfängern gelesen werden, sollten diese zur richtigen Zeit von diesen im Posteingang auffallen:

Statistik der E-Mail Öffnungszeiten

Für die B2B-Branche und B2C-Branche gibt es grobe Richtlinien für den Versandzeitpunkt, die zur Orientierung dienen:

Übersicht: Der beste E-Mail Versandzeitpunkt im B2B und B2C

Von der Notwendigkeit eine DSGVO-konforme Kontaktliste aufzubauen

Das Herz und die Seele Ihres E-Mail Marketings besteht aus Ihrer Kontaktliste.

Hier sammeln Sie die E-Mail Adressen und Informationen der Leute, die sich für Ihre Organisation, für Ihre Inhalte und Ihr Anliegen interessieren.

Auch heute tendieren immer noch viele Unternehmen dazu, Kontakte zu kaufen und so Ihre E-Mail Listen wachsen zu lassen.

Wir bei Mailjet können von diesem nur abraten, da:

• Ihre E-Mail Zustellbarkeit einbricht

• E-Mail Listenkauf reine Geldverschwendung ist

• Sie gegen die DSGVO handeln

• Viele E-Mail Anbieter keinen Adressenkauf erlauben

Besonders für NGOs und gemeinnützige Institutionen ist die Absender-Reputation von großer Wichtigkeit, um Ihre E-Mail Ziele zu realisieren.

Bei einer Absender-Reputation handelt es sich um das Verhalten einer IP Adresse, der Domain und den Content einer jeden E-Mail und ist als komplexe Metrik zu verstehen und die Qualität des E-Mail Versands eines Absenders anhand seines E-Mail Verlaufs bewertet.

Achten Sie daher besonders darauf, dass Ihr E-Mail Marketing nur diejenigen Personen erreicht, die Ihnen die Einwilligung gegeben haben, ihnen E-Mails zu schicken. Auch rechtlich sind Sie auf der sicheren Seite, da Sie mit Erstellung eines DSGVO-konformen Anmeldeformulars die Einwilligung Ihrer Empfänger jederzeit nachweisen können:

DSGVO-konforme Anmeldeformulare auf Mailjet erstellen

Ein weiterer Grund, Ihre E-Mails nur an interessierte Kontakte zu senden ist das Budget.

Das Geld, das Sie für E-Mail Adressen und für den Versand ausgeben würden, können Sie sicherlich effektiver investieren.

Im Folgenden geben wir Ihnen einige Vorschläge, wie Sie Ihre Kontaktliste als NGO stattdessen aufbauen können:

Ihre Webseite: Eine der einfachsten Möglichkeiten für das Sammeln von E-Mail Adressen ist das Hinzufügen eines Anmeldeformulares zu Ihrer Internetseite

Erstellen Sie mit Mailjet Ihr ganz persönliches Anmelde-Widget per Drag&Drop Editor

Passende Orte auf Ihrer Webseite könnten sein:

• Blogstartseite

• Blogartikel (Formular im Text oder in der Seitenleiste)

• 404-Fehlerseiten

• Menü

• Seitenleiste

• Footer

• Newsletter-Anmeldung Lading Page

Beispiel einesAnmeldeformulars einer NGO Webseite

Social Media: Die neuen sozialen Medien haben heute einen zentralen Stellenwert, wenn es um das Erreichen von vielen verschiedenen Zielgruppen geht.

Die Präsenz Facebook, Instagram, etc. sind auch für NGOs und gemeinnützige Verbände heute ein Muss, um die Öffentlichkeit zu erreichen.

Beispiel einer kostenlosen Werbung für Ihren Newsletter

Klicken Sie dazu auf Ihrer Unternehmensseite auf den blauen Button unterhalb Ihres Titelbildes und wählen Sie dann einen gewünschten CTA aus (“Kontakt”, “Jetzt einkaufen”, “Mehr erfahren”, um nur ein paar zu nennen).

Ebenso ist bezahlte Facebook Werbung in Form von Ads eine weitere Möglichkeit, neue Abonnenten für Ihre NGO Newsletter zu sammeln:

Beispiele von Werbeanzeigen im Facebook Newsfeed. Quelle: newsroom.fb.com

Denn besonders in diesen Bereichen ist die Reichweite das A und O.

Stellen Sie also sicher, dass Ihre Inhalte auf Social Media geteilt werden und Sie dabei auf Ihren Newsletter aufmerksam machen.

In der Öffentlichkeit: Besonders Institutionen und Vereine, die auf Spenden angewiesen sind, suchen den direkten Kontakt zu potentiellen Interessenten, etwa durch Informationsstände in Fußgängerzonen, Flyeraktionen und persönliche Ansprache.

Nutzen Sie diese Situationen, um auf Ihren Newsletter aufmerksam zu machen.

So überzeugen Sie Interessenten sich in Ihren E-Mail Verteiler einzutragen

Erläutern Sie die Vorteile und die wichtigsten Gründe, warum dieser abonniert werden sollte, sowie die Versandhäufigkeit und geben Sie einen Themenüberblick.

Beispiel einer Erläuterung der Vorteile von der Allianz

Andere mögliche Vorteile, ein neuer Newsletter Abonnent zu werden, können so aussehen:

• Gutscheine und Rabatte

• Freebies

• Personalisierte Aktionen an Geburtstage

• Exklusive Inhalte und Veranstaltungen für Abonnenten

• Vorab-Informationen

• Sonderangebote

• Wichtige Brancheninformationen

Wie Sie sehen: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihre Empfänger zu einer Anmeldung überzeugen.

Haben Sie Ihre E-Mail Kontaktliste erweitert, geht es im nächsten Schritt darum, Ihre E-Mail Kampagnen als NGO zu erstellen.

Damit diese überhaupt in den Posteingängen Ihrer E-Mail Empfänger auffallen, erstellen Sie einen E-Mail Betreff, der auffällt.

Welchen E-Mail Betreff wählen?

Lassen Sie Ihre E-Mail im Posteingang herausstechen.

Passen Sie Ton und Sprache dem Stil Ihrer Marke an, aber zeigen Sie auch Mut, indem Sie andere Ansätze ausprobieren.

Lustige Texte, Fragen oder sogar Emojis können Ihre Betreffzeilen optimieren und die Aufmerksamkeit auf Ihre E-Mail lenken.

Beispiele von E-Mail Betreffzeilen, die auffallen

Wörter wie “Spenden” zu verwenden ist in Ordnung, wenn Ihre Abonnenten Nachrichten dieser Art von Ihnen erwarten.

Dosieren Sie aber die Häufigkeit und achten Sie darauf, dass Sie solche Wörter nicht komplett in Großbuchstaben schreiben.

Gerade Wörter der Kategorie “Finanziell” - und dazu gehört auch das Wort “Spenden” - werden gerne von Spammern und Betrügern verwendet.

E-Mail Clients sortieren daher E-Mails mit solchen Wörtern gerne aus.

Welchen Absendername nutzen?

Durchschnittlich erhalten wir täglich 124+ E-Mails im Posteingang.

Wenn diese also nicht auf Anhieb wissen, wer Sie sind, werden Sie keine zweite Chance erhalten.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Absendername leicht erkennbar ist, indem Sie den Namen Ihrer Organisation verwenden.

Besonders bewährt hat sich die Mischung aus Vorname und Institution, etwa petra@organisationxyz.de.

So können Sie zum Beispiel für verschiedene Themen und Newsletter auch verschiedene Absendernamen verwenden, die thematisch angepasst sind und die Aufmerksamkeit Ihrer Leser erwecken:

Absender-Adressen auf Mailjet erstellen und verwalten

Welche Call-to-Action Buttons bauen Sie ein?

Animieren Sie die Leser zu einer Konvertierung und zu Maßnahmen, die ihre Sache unterstützen.

Denn: Die best designte E-Mail mit den wichtigsten Inhalten nützt nichts, wenn Sie den Leser nicht zur gewünschten Handlung bewegen könne.

Mit CTAs sind Sie in der Lage auf Seiten mit Petitionen, Spendenformularen oder Ähnlichem zu verlinken.

Handelt es sich bei Ihren Inhalten um etwas, das Ihre Abonnenten interessiert, werden sie neugierig.

Stellen Sie sicher, dass Ihre CTAs klar und einfach navigierbar sind, um so die Besucherzahlen auf Ihren Webseiten oder sozialen Netzwerken zu erhöhen.

Beispiele für verschiedene CTAs

Farblich sollten diese Buttons sich vom Rest der E-Mail Abheben und dem Leser direkt auffallen.

CTAs sind eine hervorragende Möglichkeit, um Traffic auf Ihre Webseite zu leiten.

Zu verstehen, warum Kunden Ihre Webseite besuchen sowie die Interessen Ihrer Zielgruppen zu kennen, ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Erstellung von E-Mails:

Diese sollen nicht nur relevant, sondern auch an jeden einzelnen dieser Kunden persönlich gerichtet sein.

Durch das Hinzufügen von zusätzlichen Fragen bei Ihrem Anmeldeprozess erhalten Sie wertvolle Einsichten darüber, an welchen Inhalten Ihre Empfänger wirklich interessiert sind.

Heutzutage steht den E-Mail Vermarktern meistens eine große Menge von Daten zur Verfügung, auch wenn wir diese nicht immer optimal zu nutzen wissen.

All die Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen zu analysieren und daraus zu lernen, wird Sie bei der Erstellung von Kampagnen unterstützen.

Die E-Mail Segmentierung

Durch die richtige Verwendung von Kontaktdaten, Informationen über Nutzerverhalten (Webseitenbesuch, Download, Spende, Kauf, etc.) und den angegebenen Daten bei Ihrem Anmeldeformular des Newsletters können Sie persönliche und inhaltliche zugeschnittene E-Mails an die richtigen Personen versenden.

Die Aufteilung Ihrer Listen nach Geschlecht, Wohnort, Verhaltensmuster oder Spendensumme sorgt für zusätzlichen Kontext und Ihre Abonnenten fühlen sich und Ihre Interessen angesprochen.

Erstellen Sie ganz einfach Ihre Segmente mit Mailjets Funktionen

Bei Mailjet können Sie all diese Daten so einsetzen, dass Sie Ihre Kontaktlisten nach bestimmten Vorgaben untergliedern und so spezifische E-Mails an die richtige Gruppe senden werden.

So können Ihre Kontakte sich etwa bei der Anmeldung für Ihren Newsletter entscheiden, ob sie E-Mails zum Thema erneuerbare Energien, Menschenrechte oder Ähnliches interessieren.

Beispiel für verschiedene Newsletter Anmeldungen

Auf diese Weise werden Sie im Anschluss nur E-Mails zu dem Thema empfangen, dass sie auch interessiert.

Dies wiederum wird sich auf die Öffnungs- und Klickrate in Ihren Statistiken auswirken, Ihren Traffic erhöhen und schließlich Ihren Retourn Of Investment steigern.

Etwas so einfaches wie das Erstellen einzelner Segmente auf der Grundlage von Standort, Alter, vorherigen Spenden oder ihrer Interessen kann eine großartige Wirkung erzielen.

Die E-Mail Personalisierung

Den erste Schritt zum Versenden von personalisierten E-Mails haben Sie nun bereits kennengelernt.

Vervollständigt werden personalisierte E-Mails, in dem der Empfänger mit seinem Namen in der Betreffzeile, bzw. auch in der E-Mail angesprochen wird.

Bei Barnado´s: Belive in children werden die Empfänger des Newsletters persönlich angesprochen

Durch diese Vorgehensweise erhöhen Sie Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails geöffnet und gelesen werden.

Aber auch die Kundenbindung wird gestärkt und Ihre E-Mail hebt sich von der übrigen Masse an E-Mails im Postfach deutlich ab.

Personalisieren Sie ganz einfach Ihre E-Mail Kampagnen mit der Funktion von Mailjet

Die E-Mail Automatisierung

Arbeiten Sie klüger, nicht länger. Die E-Mail Automatisierung sorgt für ein Versenden der richtigen E-Mail an den richtigen Kontakt zum richtigen Zeitpunkt.

Das stärkt nicht nur Ihre Beziehung zu den Kunden, sondern erhöht auch die Kundenbindung, baut Vertrauen auf und was am wichtigsten ist, auch Ihr ROI wird verbessert.

Erstellen Sie automatisierte E-Mail Workflows mit persönlichem Bezug, die sich am Kundenlebenszyklus orientieren.

Durch die Einrichtung vordefinierter Szenarien für das Auslösen automatisierter E-Mails sparen Sie viel Zeit, sodass Sie sich auf den Entwurf Ihrer nächsten Kampagnen oder auf das Wachstum Ihrer Kontaktliste konzentrieren können.

So können Abläufe eingerichtet werden, die eine automatische Dankes-E-Mail an Kontakte versendet, die z.B. eine Spende getätigt haben.

A/B Tests

A/B-Tests (oder noch besser A/X-Tests) ermöglichen den Versendern von E-Mails den Vergleich der Performance verschiedener Versionen der gleichen E-Mails.

Die Möglichkeiten sind dabei grenzenlos – von den Grundlagen (Absendername, Betreffzeile, CTA) bis hin zu Dingen wie Personalisierung, Inhalt, Design, Sendehäufigkeit und sogar Versandtage und Uhrzeiten.

A/B Testing mit Mailjet

Eine weitere gute Methode für die Bewertung der Leistung Ihrer E-Mails ist der Vergleich von verschiedenen Kampagnen miteinander.

Dieser ermöglicht Ihnen außerdem einen Blick auf das Gesamtbild, die Identifizierung von Trends und das Festlegen von Benchmarks für zukünftige Sendungen.

Jetzt ist es an der Zeit, einen Blick auf die Marketing E-Mails zu werfen, die am besten zu Non-Profit Organisationen passen.

Beginnen wir mit einigen der am häufigsten anzutreffenden Kampagnentypen, die in der Regel all neuen Abonnenten Ihrer E-Mail Kontaktliste erhalten.

Die Willkommens-E-Mails

Eine Reihe von Begrüßungen gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kunden nach der Anmeldung bei Ihrem Newsletter zu begrüßen und ihnen wichtige Informationen anzubieten.

Beispiel einer Willkommens-E-Mail von Mailjet

Indem Sie Ihre Kontakte wissen lassen, welche Art von Kommunikation von Ihrer Seite zu erwarten ist und es ihnen gestatten, zwischen den verschiedenen Optionen zu wählen, sind zielgerichtete E-Mails an die Kunden möglich, die sie dann auch interessieren werden.

Teilen Sie Ihre Willkommensnachricht auf eine Reihe von E-Mails auf, um so Ihre Leser nicht mit einer Vielzahl von Informationen zu überfordern.

Setzen wir mit einigen der am häufigsten anzutreffenden Kampagnentypen, die im Allgemeinen regelmäßig an Ihre gesamte Liste versendet werden fort.

Der herkömmliche Newsletter

Das regelmäßige Versenden eines Newsletters an alle Ihre Abonnenten ist eine großartige Möglichkeit der Kontaktbindung.

Durch regelmäßige Inhalte wird Ihre Sache beworben und die Mitglieder bleiben bezüglich Ihrer Aktivitäten immer auf dem neuesten Stand.

Geben Sie Ihrem Newsletter einen ansprechenden Namen, damit die Leser diesen im Posteingang leichter erkennen können.

Der Newsletter von Medicins Sans Frontieres informiert ausführlich über die aktuelle Arbeit der Organisation

Apropos: Erstellen Sie ganz einfach Ihre NGO Newsletter mit unserem Drag-and-Drop Editor:

E-Mail Editor von Mailjet

Saisonveranstaltungen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Saisonveranstaltungen dazu eingesetzt werden können, das Interesse für Ihre E-Mail Kampagnen zu erhöhen.

Gesetzliche Feiertage sind immer eine gute Gelegenheit, Ihre Sache und Events zu bewerben und anzubieten.

Es könnte sein, dass jemand überhaupt nicht auf die Idee kommt, für eine Sache zu spenden oder diese zu unterstützen, bis er Ihre E-Mail in seinem Postfach findet.

Es gibt zudem bestimmte Anlässe, durch die Orte oder Anliegen attraktiver werden, wie z. B. Halloween oder Weihnachten.

WTT informiert in ihrer E-Mail Kampagne über die aktuellen Angebote im Sommer

Sich auf Veranstaltungen zu stützen, die an einem bestimmten Ort stattfinden, kann für Sie eine gute Möglichkeit sein, die Menschen zu einer Spende zu animieren.

Selbst die Gestaltung kreativer Kampagnen rund um bestimmte Marketing-Momente kann sich äußerst positiv auf Ihre Konversion auswirken.

Spendenaufrufe/-Kampagnen

Informieren Sie Ihre Kunden über Neuigkeiten und animieren Sie sie dazu, Ihnen durch Spenden, das Teilen in sozialen Netzwerken oder durch ihr Feedback den Rücken zu stärken.

WorldVision berichtet über aktuelle Krisengebiete und bittet um Spenden im Newsletter

Sie haben Ihren Spendenaufruf jetzt gestartet, aber das reicht noch nicht: Sie müssen eine kontinuierliche Unterstützung sicherstellen.

Der beste Weg dafür, Unterstützung zu erhalten, ist Transparenz und das Benennen von wichtigen Gründen.

Geschenke/Waren

Um potenzielle Unterstützer dazu zu bewegen, sich Ihrer Sache anzuschließen, eignet sich dieser Kampagnentyp besonders.

Bieten Sie diese Geschenke und Waren an, die sie für ihre Lieben kaufen können.

Indem Sie Saisonveranstaltungen für sich nutzen, könnte das Ihre Konversionsrate erhöhen.

We believe in children bietet Geschenke an, deren Erlös einem guten Zweck zukommt

Sonstige Kampagnen

Anstatt Ihren Mitgliedern materielle Geschenke zu machen, senden Sie ihnen doch einfach exklusive Inhalte zu, um sich so für die Unterstützung Ihrer Organisation zu bedanken und Ihren Unterstützern die Arbeit zu erleichtern.

Oft engagieren sich private Personen für gemeinnützige Zwecke – helfen Sie ihnen dabei, indem Sie Ihnen Materialien zur Verfügung stellen.

Die Alzheimer Society unterstützt engagierte Einzelpersonen bei der Umsetzung wohltätiger

Dankschreiben

Nachdem ein Abonnent Ihre Sache durch Spenden, freiwillige Tätigkeiten oder auf andere Weise unterstützt hat, muss diesem unbedingt für seine Hilfe gedankt werden.

Das ist eine großartige Möglichkeit, ihn um sein Feedback zu bitten und ihn zu animieren, seine Erfahrungen online mitzuteilen, indem der Kunde direkt zu den Kanälen der sozialen Netzwerke weitergeleitet wird.

Reaktivierungs-Kampagnen

In den meisten Fällen ist die Unterstützung einer Wohltätigkeits- oder Non-Profit-Organisation eine einmalige Sache.

Viele Unternehmen jedoch sind auf den Aufbau einer dauerhaften Beziehung mit den Lesern angewiesen.

Hat ein Unterstützer Ihre Sache für einen bestimmten Zeitraum verfolgt, hat während dieser Zeit aber nicht konvertiert, gewinnen Sie ihn doch mit einer Reaktivierungskampagne zurück.

Erinnern Sie sie an Ihre Mission und versuchen Sie ihn mit einer beeindruckenden Geschichte von der Sache zu überzeugen.

Umfrage/Feedback E-Mails

Als Non-Profit- oder Wohltätigkeitsorganisation wissen Sie wie wichtig es ist, Ihre Unterstützer mit auf die Reise zu nehmen, um ihre Zustimmung zu erhalten.

Sie um ihre Meinung zu bitten, kann das Interesse erhöhen und was wäre dafür besser geeignet, als eine Umfrage-E-Mail.

Beispiel einer Feedback E-Mail

Richtig eingesetzt, sind E-Mails ein leistungsstarker Kanal, der Sie bei Ihrer Arbeit tatkräftig unterstützt. Die richtige Balance zwischen Massenkommunikation und eher persönlichen Nachrichten zu finden, ist der Schlüssel für eine maximale Effektivität Ihrer E-Mail Strategie.

Wir haben nun die Grundlagen des E-Mail Marketings behandelt, die entscheidenden Erfolgsfaktoren genannt sowie einige passende Szenarios und E-Mail Typen speziell für Non-Profit- und Wohltätigkeitsorganisation vorgestellt.