E-Mail-Personalisierung: Der Grundlagen-Guide

Was ist E-Mail-Personalisierung?

Die E-Mail-Personalisierung beschreibt im E-Mail-Marketing eine Praxis, bei dem ein oder auch mehrere Elemente einer E-Mail individuell an die Charakteristiken und Interessen eines Empfängers angepasst werden.

Das Großartige: Sie können prinzipiell jede Art von E-Mail personalisieren.

Grundlage für eine erfolgreiche E-Mail-Personalisierung ist das Sammeln und die Analyse von Kundendaten. Hierbei werden die demografischen, geografischen und verhaltensbezogenen Daten Ihrer Kunden ermittelt und in Ihren E-Mail-Kampagnen angewendet, um kundenspezifische Inhalte zu erschaffen.

Beim professionellen E-Mail-Marketing bedeuten personalisierte E-Mails jedoch nicht, dass Sie für jeden einzelnen Kunden eine individuelle E-Mail personalisieren müssen.

Im Idealfall empfindet Ihr Kunde Ihre E-Mail als sehr persönlich und denkt, dass diese nur an Ihn gerichtet ist, Sie jedoch in Wirklichkeit Ihre E-Mail an mehrere Empfänger senden.

Wenn Sie E-Mails personalisieren ist es wichtig, dass Sie Ihre Empfänger und deren Daten in unterschiedliche Segmente einsortieren. So sprechen Sie mehrere Kunden mit den gleichen Interessen und Bedürfnissen zur gleichen Zeit und mit der gleichen E-Mail-Kampagne an. Lediglich Kleinigkeiten wie beispielsweise den Namen in der Ansprache lassen sich dann  automatisch ändern.

Die Vorteile der E-Mail-Personalisierung

Personalisierte E-Mail-Kampagnen bieten Ihnen viele Vorteile. Die Durchführung ist meist nur mit einem geringen Aufwand verbunden und kann von E-Mail-Marketern in kurzer Zeit umgesetzt werden.

Mithilfe von personalisierten E-Mail-Inhalten haben Sie die Möglichkeit, auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Interessen Ihrer Empfänger einzugehen. So betreiben Sie ein starkes maßgeschneidertes E-Mail-Marketing und bauen einen persönliche Beziehung zu Ihren Kunden auf.

Besonders der Aufbau einer persönlichen Ebene zu Ihren Empfängern ist für die Kundenbindung von großer Bedeutung. Ihre Empfänger gewinnen durch personalisierte E-Mail-Kampagnen Vertrauen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen und entwickeln sich zu loyalen Kunden.

Außerdem schaffen Sie Aufmerksamkeit im Posteingang, indem Sie Ihre E-Mails personalisieren. Eine individuelle Betreffzeile, die den Empfänger direkt anspricht als auch kundenspezifische Inhalte erhöhen die Öffnungs- und Klickraten Ihrer E-Mail-Kampagnen. Durch die Relevanz der gesendeten Inhalte steigt die Bereitschaft einen Kauf zu tätigen. Zusätzlich sinkt dank personalisierter E-Mail-Inhalte die Abwanderungsrate Ihrer Kunden.

Die Voraussetzung für erfolgreiche E-Mail-Personalisierung

Notwendige Daten sammeln und nutzen

Bei der Personalisierung von E-Mail-Inhalten gibt es verschiedene Bereiche einer E-Mail, die Sie individuell auf Ihre Kunden anpassen können. Bevor Sie mit der Personalisierung Ihrer E-Mail-Kampagnen beginnen, nutzen Sie die notwendigen Daten Ihrer Kunden, um das Nutzerverhalten und deren Interessen zu ermitteln.

Sofern Sie für die E-Mail-Personalisierung bestehende Kundendaten zur Verfügung haben, können Sie diese Daten leicht nutzen. Sollten Sie jedoch nur wenige bis keine Daten besitzen, müssen diese zunächst einmal gesammelt werden.

Der einfachste Weg schnell und problemlos Daten zu sammeln  ist mittels eines responsiven Anmelde-Widgets. Die Praxis eignet sich besonders gut, wenn Sie frisch mit dem Thema E-Mail-Marketing beginnen und Sie beispielsweise keinen Onlineshop haben, bei dem Sie automatisch Kundendaten sammeln. Fügen Sie dem Widget beliebige Felder hinzu, um an die gewünschten Daten zu kommen.

Sinnvolle Gruppierungen bilden

Teilen Sie Ihre Empfänger auf Basis der identifizierten Daten in unterschiedliche Gruppen ein, die die gleichen Charakteristiken aufweisen, um Streuverluste zu minimieren. So ist es einfacher für jede festgelegte Gruppe eine E-Mail-Strategie zu entwickeln und festzulegen wie Sie Ihre unterschiedlichen Zielgruppen am erfolgreichsten mit Ihren personalisierten E-Mail-Kampagnen bespielen.

Achten Sie darauf, dass Sie währenddessen Ihre E-Mails personalisieren, verschiedene Faktoren berücksichtigen, die je nach Zielgruppe individuell angepasst werden.

So ist das Erstellen von maßgeschneiderten Inhalten basierend auf Variablen wie Name, Ort oder Verhalten möglich sowohl als auch das Personalisieren von beliebig vielen Elementen wie Betreffzeilen, Begrüßungen, Textabschnitte, Call-to-Actions sowie die optimalen Versandzeiten und Versandfrequenzen.

Ansprechende E-Mail-Betreffzeile formulieren

Um bereits im Posteingang Ihres Empfängers Aufmerksamkeit zu erregen und Ihre Mitbewerber auszustechen, gestalten Sie die E-Mail-Betreffzeile Ihrer Kampagne kundenspezifisch. So überzeugen Sie Ihren Leser bereits vor dem Öffnen der E-Mail, dass Ihre Inhalte relevante Themen einschließen, die individuell auf ihn abgestimmt sind.

Geben Sie den Inhalt Ihrer E-Mail-Kampagne kurz und ausdrucksstark wieder. Gehen Sie auf die identifizierten Interessen Ihrer Empfängergruppe ein oder arbeiten Sie mit einer Variable, die den Namen des Lesers in den Betreff spielt, um dem Empfänger indirekt oder auch direkt anzusprechen.

Vertrauenswürdiger Absendernamen wählen

Wenn wir E-Mails personalisieren ist ein persönlicher Absender von hoher Bedeutung. Nutzen Sie eine Absenderadresse, die den Namen eines Ansprechpartners enthält, sodass Ihre Empfänger bei Interesse Fragen an diese Personen stellen können. Durch eine persönliche Absenderadresse bauen Sie Vertrauen zu Ihrem Kunden auf und schaffen einen Wiedererkennungswert im Posteingang, sodass sich Ihre Öffnungsraten erhöhen.

Eine zielgerichtete Ansprache erstellen

Neben der Betreffzeile kann auch die Ansprache Ihrer E-Mails personalisiert werden. Diese Praxis wird von uns sehr empfohlen. Bereits im Posteingang mit dem eigenen Namen angesprochen zu werden fällt auf und erhöht immens die Öffnungsrate. In Kombination mit einem Emoji werden Sie neue Öffnungsraten-Rekorde brechen.

Eine individuelle Ansprache wie diese schafft für den Leser eine erhöhte Relevanz und animiert zum Lesen der E-Mail. Je nach Zielgruppe gibt es hier verschiedene Möglichkeiten. Auch hier helfen Ihnen das Einsetzen von Variablen dabei die richtige Ansprache basierend auf Ihren Empfänger auszuspielen.

Je nach gewählter Kundenansprache und Geschäftsmodell können Sie Ihre Kunden beispielsweise mit Herr oder Frau + Nachnamen ansprechen, mit Vor- und Nachnamen oder auch nur mit dem Vornamen. Hierbei ist es wichtig vorab die entsprechenden Daten in Ihrer E-Mail-Marketing Software einzupflegen und diese einer bestimmten Charakteristik wie Nachname, Vorname oder Geschlecht zuzuordnen.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie bei fehlenden Daten einen standardisierte Ansprache einrichten, wie zum Beispiel “Lieber Kunde”.

Neben der E-Mail-Betreffzeile können Sie auch die Kopfzeile der E-Mail personalisieren. Dieser Text erscheint ebenfalls im Posteingang. Die Mechaniken sind die gleichen wie bei der Personalisierung der Betreffzeile.

Relevante E-Mail-Inhalte schreiben und Bilder auswählen

Das Individualisieren von E-Mail-Inhalten, sowohl Text als auch Bilder, ist neben einer kundenspezifischen Betreffzeile eines der wichtigsten Elemente einer personalisierten E-Mail-Kampagne.

Hier hat sich vor allem das Wiederholen des Namens des Lesers im Text bewährt. Doch übertreiben Sie es jedoch nicht mit den Wiederholungen. Auch das Aufgreifen von anderen Charakteristiken wie Interessen oder Vorlieben sind sehr effektiv. Behandeln Sie daher nur Themen wenn Sie Ihre E-Mails personalisieren, die aufgrund der analysierten Kundendaten relevant für Ihre Empfängergruppe sind.

Versenden Sie kundenspezifische Produktempfehlungen, Geburtstags- und Jubiläums-E-Mails. Oder wissen Sie sogar, dass Ihr Kunde Hundebesitzer ist? Dann senden Sie ihm Produkte, die beispielsweise zu einem Ausflug mit dem Hund passen oder geben Sie ihm Tipps und Tricks zur Hundeerziehung.

Auch der Schreibstil und die Sprache Ihrer Inhalte sollte auf Ihre Zielgruppe angepasst werden, sodass Ihre personalisierten E-Mail-Inhalte Ihre Leser auch erreichen.

Zusätzlich zu den Inhalten ist es auch möglich das E-Mail-Design an Ihre Empfängergruppe anzupassen. Versenden Sie Ihre E-Mails nur an Frauen? Dann setzen Sie auf warme Töne und verspielte Elemente.

Ausdrucksstarke Call-to-Actions formulieren

Damit Ihre personalisierte E-Mail-Kampagne Ihre Kunden auf Ihre Webseite bringt und Ihre Conversionrate erhöht, ist es wichtig, dass Sie mit eindeutigen Call-to-Action Buttons arbeiten, die Ihre Empfänger am besten direkt und ganz persönlich ansprechen. So erhöhen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Leser erneut und animieren zum Klicken.

Worauf Sie bei der E-Mail-Personalisierung achten sollten

E-Mail-Personalisierung ist ein mächtiges Instrument und mit einem meist geringen Aufwand verbunden. Es gibt jedoch auch einige Dinge, die man unbedingt beachten sollte, damit E-Mail-Personalisierung erfolgreich gelingt.

Geeignete E-Mail-Software

Um überhaupt E-Mails personalisieren zu können, benötigen Sie ein geeignetes Tool. Die E-Mail-Software sollte in der Lage sein, komplexe Bedingungen verarbeiten zu können und beliebige Variablen zu erstellen.

Ein Drag-and-Drop E-Mail-Editor erleichtert das Erstellen von personalisierten Inhalten erheblich. Nicht nur sind personalisierte E-Mails in wenigen Minuten erstellt, auch benötigen Sie keinerlei Programmierkenntnisse. Sofern Sie gerade mit dem E-Mail-Marketing starten und noch keine eigenen E-Mail-Vorlagen erstellt haben, macht es Sinn, wenn die E-Mail -oftware vorgefertigte Vorlagen anbietet, die Sie nutzen und nach Belieben anpassen können.

Eine integrierte A/B Testing Funktion sowie E-Mail-Tracking erleichtert Ihnen herauszufinden, ob die personalisierten E-Mail-Kampagnen bei den Empfängern den gewünschten Effekt erzielen. Eine ausgereifte Kontaktverwaltung sorgt für die notwendige Datenpflege.

Personalisierte Inhalte findet nicht jeder toll

Nicht jeder Ihrer Kunden findet eine persönliche Ansprache toll. Manche Kunden fühlen sich durch personalisierte Kampagnen in Ihrer Privatsphäre angegriffen und bevorzugen lieber einen anonymen Umgang.

Doch wie finden Sie jetzt heraus welche Kunden personalisierte Inhalte erhalten möchten und welche nicht? Zum einem ist es hierbei wichtig Ihre personalisierten E-Mail-Kampagnen zu testen, sodass Sie herausfinden bei welchen Empfängergruppen, welche Inhalte effektiv sind und zum anderem haben Sie die Möglichkeit Ihre Kunden mittels eines Fragebogens oder auch bereits bei der Anmeldung zu Ihren E-Mail-Kampagnen nach Ihren Vorlieben zu fragen.

Indem Sie Ihren Empfängern solche Möglichkeiten bieten erhalten Sie wichtige Erkenntnisse und Daten für Ihre E-Mail-Personalisierung und zeigen Ihren Kunden, dass Ihnen die Meinung dieser wichtig ist und dass Sie diese wertschätzen.

Fragen Sie Ihre Kunden welche Ansprache sie bevorzugen, zu welchen Themen mehr erfahren möchten aber auch wie oft und wann Sie E-Mail-Marketing-Kampagnen von Ihnen erhalten möchten. Denn auch eine personalisierte Versandfrequenz und er Versandzeitpunkt spielen eine wichtige Rolle wenn es um erfolgreiche E-Mail-Personalisierung geht.

Datenpflege ist das A & O

Nichts ist für eine erfolgreiche E-Mail-Marketing Personalisierung wichtiger als die Pflege Ihrer Kundendaten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kundendaten immer auf dem aktuellen Stand sind und nehmen Sie kontinuierlich Aktualisierungen vor. Fordern Sie beispielsweise Ihre Kunden dazu auf Ihr Profil zu vervollständigen oder zu aktualisieren und übernehmen Sie diese Daten.

Ohne aktuelle Daten E-Mails zu personalisieren ist erfolglos, da die individualisierten Inhalte nicht den realen Bedürfnissen Ihrer Kunden entsprechen und somit nicht relevant sind.

Halten Sie sich an die rechtlichen Regelungen

Grundlagen einer erfolgreichen E-Mail-Personalisierung sind die Daten Ihrer Kunden. Umso mehr Daten Sie besitzen umso besser lassen sich Ihre E-Mails personalisieren. Doch die Erhebung als auch das Speichern und Anwenden von Kundendaten wird durch rechtliche Regelung kontrolliert.

Um erfolgreiches personalisiertes E-Mail-Marketing zu betreiben sollten Sie zu jedem Zeitpunkt solche Regelungen kennen und auch anwenden. Mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die im Mai 2018 in Kraft tritt gibt es viele Änderung, die das Thema Datenschutz betreffen.

Doch sammeln Sie Daten mit Bedacht. Besonders in Hinblick der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sollten Sie eher nach dem Prinzip “Qualität statt Quantität” walten lassen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine ausdrückliche Erlaubnis von all Ihren Empfängern vorliegen haben und dass Sie jederzeit dessen Daten löschen können. Werden diese und weitere Regelungen nicht von Ihnen befolgt drohen Strafen in Millionenhöhe. Geben Sie zudem auch den Grund an, warum Sie bestimmte Informationen haben möchten. Dies erhöht die Chance, dass die User Ihnen die Informationen auch geben.

Jetzt sind Sie dran!

Wie Sie jetzt wissen, ist E-Mail-Personalisierung der Schlüssel zum Erfolg. Haben Sie Ihre E-Mail-Kampagnen bereits personalisiert? Was sind Ihre erfolgreichsten Strategien? Welche Erfahrungen haben Sie mit E-Mail-Personalisierung gemacht? Gestalten Sie jetzt Ihre individuellen E-Mail-Kampagnen und segmentieren Sie Ihre E-Mail-Listen.

Dies ist eine aktualisierte Version des Blogposts „E-Mail-Personalisierung: Der Grundlagen-Guide“, der von Judith Michel geschrieben und am 18. Januar 2018 auf dem Mailjet Blog veröffentlicht wurde.