Interne Newsletter erstellen: Darum lohnen sie sich

Was ist ein interner Newsletter?

Ein interner Newsletter, auch Mitarbeiter Newsletter genannt, ist eine Marketing E-Mail mit Informationscharakter, der speziell für die eigenen Mitarbeiter gedacht ist.

Ziel eines solches Schreibens ist es die eigenen Angestellten in regelmäßigen Abständen über neue interne und externe Angelegenheiten zu informieren und eine enge Beziehung zwischen diesen zu halten.

Der hauseigene Newsletter für Unternehmen ist damit eine direkte, schnelle und länderübergreifende interne Kommunikationsmöglichkeit:

Beispiel eines internen Social Media Newsletters von Mailjet

Warum sollten Sie einen Firmen-Newsletter versenden?

Wie auch bei dem üblichen Versand eines Newsletters an Ihre Empfänger, haben Marketing E-Mails in Form eines internen Newsletter zahlreiche Vorteile, von denen Sie und Ihre Mitarbeiter profitieren.

Diese sehen wie folgt aus:

Vorteil 1: Kommunikation

Sie kommunizieren zum einen schnell, effektiv und einfach mit Ihren Mitarbeitern. Zum anderen ist der Versand eines Firmen-Newsletters sehr kostengünstig.

Die Kommunikation in Echtzeit macht es Ihnen möglich, direkt mit Ihren Angestellten in Kontakt zu treten und verspricht schnelle Reaktionen. Dadurch wird das Agieren in so manchen Situationen erleichtert, was oft zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil führt.

Vorteil 2: Erreichbarkeit

Weiterhin kennt der Mitarbeiter Newsletter keine Abteilungs- oder Ländergrenzen. Insbesondere große Unternehmen mit mehreren Abteilungen, die ggf. an verschiedenen Standorten sitzen, werden auf diese Weise besser erreicht und auf den aktuellen Stand gehalten.

Zwar ist ein Video-Call via Skype, Hangout oder Slack in der Regel persönlicher, doch unterschiedliche Zeitzonen machen es teilweise unmöglich alle Mitarbeiter gleichzeitig zu erreichen. Der interne Newsletter schafft hier Abhilfe.

Vorteil 3: Bindung

Sie fördern den Dialog zwischen internationalen Mitarbeitern als auch unterschiedlichen Abteilungen und schaffen bei Ihren Mitarbeitern ein Gefühl der Integration.

Durch die Inhalte, die Ihr interner Newsletter vermittelt, lernen Ihre Mitarbeiter von anderen Mitarbeitern, weisen mehr Verständnis für die Arbeit von Kollegen auf und sind rundum zufriedener.

Vorteil 4: Transparenz

Newsletter für Unternehmen haben oft eine Öffnungsrate über 70% und schaffen eine sehr starke Bindung zwischen Angestellten und dem Unternehmen.

Denn so schaffen Sie Transparenz und machen Ihre Mitarbeitern zu einem wichtigen Teil Ihrer täglichen Kommunikation.

Nichtsdestotrotz gibt es neben den Vorteilen auch Nachteile:

Wie die digitale Kommunikationsstrategin Ivana Baric-Gaspar schrieb:

Daher achten Sie auf folgende Aspekte:

Nachteil 1: Arbeitsaufwand

Wie auch bei der Erstellung üblicher Marketing oder Transaktions-E-Mails für Ihre Empfänger, wenden Sie Zeit dafür auf, diese so erfolgreich zu gestalten und mit sämtlichen Elementen wie Bildern, Videos oder auch mit Links zu versehen.

Nachteil 2: Kosten

Natürlich ist der Arbeitsaufwand immer mit Kosten verbunden. Interne Newsletter an Ihre Mitarbeiter zu versenden. Daher sollten Sie sich vorher informieren, welcher ESP für Sie der Richtige ist.

PS: Im Vergleich zu anderen ESP stellt Mailjet eine kostengünstige Alternative dar ;)

Vorteile und Nachteile interner Firmen-Newsletter

Interne Newsletter erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Auch bei der Planung und Erstellung eines Mitarbeiter Newsletters gibt es einiges zu beachten. Einen internern Newsletter zu erstellen, die die Mitarbeiter auch lesen, ist prinzipiell nicht schwer zu erstellen, sofern Sie ein paar grundlegende Dinge beachten.

Firmen-Newsletter Strategie entwickeln

Daher ist es wichtig, dass Sie eine Strategie entwickeln:

1. Ziele für den Firmen-Newsletter festlegen

Setzen Sie sich, wie bei anderen Newslettern auch, konkrete Ziele, die Sie verfolgen möchten. Solche Ziele könnten wie folgt aussehen:

• Mitarbeiterzufriedenheit

• Weiterentwicklung beruflicher Fähigkeiten

• Förderung des Dialogs zwischen Ihren Angestellten

• Verständnis und Achtsamkeit schaffen

• Transparenz aufbauen

• Bindung zum Unternehmen schaffen

Sind die Gründe für interne Newsletter abgedeckt, gilt es im nächsten Schritt einen passenden Inhalt zu finden.

Wir werden natürlich nicht Mailjet, wenn wir nicht ein paar konkrete Ideen für Sie hätten ;)

Interne Themen

• Mitarbeiter Events

• Interne Weiterbildungen

• Vorstellung & Verabschiedung von Mitarbeitern

• Neue Produktentwicklungen

• Interviews mit Mitarbeitern und dem Management

• Einblicke in Projekte & Abteilungen

• Geburtstagsgrüße

• Probleme & Lösungen ansprechen

• Mitarbeiterumfragen implementieren

Externe Themen

• Kunden vorstellen

• Interviews mit Experten & Kunden

• Externe Events, Messen und Workshops

• Bekanntgabe von Preisen und Auszeichnungen 

Beispiel-Themen für interne Newsletter

Fragen Sie sich zudem:

1. welche Inhalte Ihre Mitarbeiter lesen möchten

2. welche Inhalte unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Entwicklung ihrer beruflichen Fähigkeiten

3. welche Themen bieten Ihren Angestellten einen Mehrwert und schaffen einen Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Ländern.

Daraus ergeben sich Priorisierungen, die Sie ebenfalls mit in Ihre Strategie aufnehmen.

Je nach Unternehmen und Themen existieren verschiedene Zielgruppen:

• Geschäftsführung

• Personalabteilung

• Rechtsabteilung

• Marketingabteilung

• IT

Und viele weitere Abteilungen, die unterschiedliche Updates oder auch Neuigkeiten benötigen.

Denn erst wenn Sie die Gründe und Ideen für den Inhalt gesammelt haben, gilt es eine Versandfrequenz und  einen Versandzeitpunkt festlegen:

2. Versandfrequenz und -zeitpunkt festlegen

Bezüglich der richtigen Wahl der Versandfrequenz oder auch -zeitpunkts gibt es Folgendes zu beachten:

Wie häufig sollte man einen internen Newsletter versenden? Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie regelmäßig einen internen Newsletter versenden.

Denn: Ein regelmäßiger Versand stärkt die Bindung Ihrer Mitarbeiter und gibt Ihnen das Gefühl gut informiert zu sein.

Achten Sie darauf, dass der Zeitraum zwischen den einzelnen internen Newslettern weder zu kurz noch zu lang ist. Prinzipiell bieten sich folgende Versandfrequenzen an:

1. wöchentlich

2. zwei-wöchentlich

3. monatlich

4. vierteljährig

Ebenfalls gilt: Je größer das Unternehmen und mehr potenzielle Themen, desto regelmäßiger können Sie einen internen Newsletter versenden. Wenn Sie sich unsicher sind, dann fragen Sie Ihre Kollegen doch einfach.

Dazu haben wir einen Artikel für Sie, der Sie dabei unterstützen kann: Erfolgreiche Kundenbegrafung per E-Mail: So klappt's

Wann ist die richtige Versandzeit bei Firmeninternen Newslettern?

Die konkrete Versandzeit ist bei Firmeninternen Newslettern in der Regel nicht so wichtig. Dies gilt insbesondere bei Unternehmen mit Büros in unterschiedlichen Zeitzonen. Sie bewerben schließlich kein Produkt, sondern halten Ihre Mitarbeiter “lediglich” auf den neuesten Stand.

Sofern Ihre Mitarbeiter binnen drei Zeitzonen ansässig sind, sieht die Sache hingegen etwas anders aus.

Wählen Sie einen Zeitpunkt der eher in Richtung Feierabend tendiert. Schließlich wollen Sie Ihre Belegschaft nicht aus dem Arbeitsfluss herausreißen.

Wir wären nicht Mailjet, wenn wir für Sie nicht extra einen Projektplan erstellt hätten. Diesen können Sie hier einsehen, kopieren und kostenlos nutzen:

Beispiel eines Projektplans für Firmen-Newsletter 

3. E-Mail Marketing Software auswählen

Bevor Sie Ihren Firmeninternen Newsletter erstellen können, benötigen eine professionelle E-Mail Marketing Software. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass diese folgende Funktionen erhält:

2. Interne Newsletter erstellen

Nun brauchen Sie nur noch Ihre Strategie für Ihren internen Newsletters in die Realität umzusetzen. Damit Ihnen dies gelingt, gilt es eine ansprechende Newsletter Vorlage,  Design und Inhalt zu erstellen.

1. Newsletter Vorlage

Beim internen Newsletter gilt: Bewahren Sie Ihren Stil und bleiben Sie den Werten Ihres Unternehmens treu. Denn besonders die Werte und die Kultur Ihres Unternehmens sollten jederzeit in Ihrem Mitarbeiter Newsletter präsent sein. 

Setzen Sie daher bei der Auswahl des E-Mail Designs stets auf Ihr Unternehmensdesign. Dies schafft nicht nur Wiedererkennungswert sondern auch Vertrauen und hilft bei der Verinnerlichung der Brand Awareness.

Achten Sie darauf, dass folgende Elemente erfüllt sind: 

Checkliste: Die Grundprinzipien einer gelungenen Newsletter Vorlage

Im Artikel "Wie Sie überzeugende Newsletter Templates erstellen" gehen auf die einzelnen Elemente im Detail ein.

Welche E-Mail Vorlagen bieten sich für interne Newsletter an?

Grundsätzlich empfehlen wir zu einem "klassischen" Design zu greifen, wenn Sie einen Firmen-Newsletter erstellen möchten. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit von vielen verschiedenen Arten von Newsletter Vorlagen auszuwählen, die wir für unserer Nutzer anbieten.

Unter anderem können Sie aus zahlreichen Kategorien wie E-Commerce, Veranstaltungen, Reise oder auch Sport auswählen.

Zum Beispiel, unsere Newsletter Vorlage "Lockbox green" aus der Kategorie "Newsletter":

Sie möchten die Vorlage ausprobieren? Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diese Newsletter Vorlage anzuschauen und herunterzuladen.

Eine weitere gute Vorlage für interne Newsletter ist die E-Mail Vorlage "United Runners" aus der Kategorie Sport. Dieses Design eignet sich besonders gut, wenn Sie Wert darauf legen Ihre Mitarbeiter mit externen Veranstaltungen enger zu verbinden.

Sie möchten die Vorlage ausprobieren? Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diese Newsletter Vorlage anzuschauen und herunterzuladen.

Bei dieser Vorlage handelt es sich um die Marketing Newsletter Vorlage, die wir wöchentlich nutzen, um unsere Empfänger mit den neuesten Tipps und Tricks rundum E-Mail Marketing, als auch Blogartikeln zu infomieren:

Beispiel des wöchentlichen Marketing Newsletters von Mailjet

Diese E-Mail Vorlage erhalten Sie wöchentlich in Ihrem Posteingang, wenn Sie unseren Mailjet Newsletter abonnieren ;):

2. Newsletter Design

Mit Mailjet haben Sie ebenfalls die Möglichkeit zwischen verschiedenen Newsletter Designs auszuwählen.

Sofern Sie mit verschiedenen Arten von Newslettern arbeiten oder in bestimmte Branchen unterwegs sind, bietet sich unter Umständen der Verwendung von verschiedenen Newsletter Designs an.

Entscheidend ist es, dass der "Look und Feeling" der einzelnen Newsletter Vorlagen stets gleich sind: also stets Ihrer CI entsprechen.

Haben Sie eine Strategie entwickelt, eine Vorlage erstellt oder sich für eine von Mailjet Erstellte entschieden, folgt das Herzstück Ihres Newsletters: Der Inhalt.

3. Newsletter Inhalt

Um einen internen Newsletter inhaltlich so effizient wie möglich zu erstellen, sind folgende Punkte zu beachten:

• Die optimale Länge

• Bilder

• Videos

• Ein angemessener Tonfall

Was ist die optimale Länge des internen Newsletters?

Die Inhalte eines Firmen-Newsletters sollten immer informativ und kurz gefasst sein, damit Sie Ihre Angestellten nicht überfordern und das Lesen Ihres Newsletters Spaß bereitet.

Untersuchungen zeigen, dass der Großteil der Empfänger eh den ersten Call-to-Action anklicken. Je mehr die Mitarbeiter scrollen müssen, dass Sie die weiter unten stehenden Inhalte nicht lesen.

Vermeiden Sie in jedem Fall solch lange E-Mails:

Wie geh ich bei internen Newslettern mit Bildern um?

Sofern Sie Ihre Newsletter nicht über das Intranet versenden, sollten Sie bei der Platzierung der visuellen Elemente einige Grundregeln beachten:

1. die Bildbreite beträgt maximal 600px

2. die optimale Bildgröße beträgt pro Bild 100kB. Mit wie können Sie Bilder kinderleicht verkleinern.

3. Verwenden Sie das Bildformat PNG. PNG-Bilder lassen sich ohne Qualitätsverlust komprimieren sowie lassen eine transparente Bereiche zu

Transparente Bereich bei JPEG- und PNG-Bild im direkten Vergleich.

Wirklich alles, was Sie über Bilder wissen müssen, erfahren Sie in unserem Guide: Bilder in E-Mails richtig verwenden

Welchen Tonfall sollten Sie wählen?

Der Ton macht die Musik. Das trifft auch bei Ihrem Firmen-Newsletter zu. Schaffen Sie eine persönliche Ebene zu Ihren Mitarbeitern.

Setzen Sie bei der Sprache in Ihren internen Newsletter auf einen lockeren und offenen Ton. Hier ist auch gerne etwas Humor gesehen.

Arbeiten Sie auch hier mit einer persönlichen Ansprache. Dies gibt Ihren Mitarbeitern das Gefühl nicht einer von vielen zu sein und hebt jeden einzelnen hervor. Besonders bei großen Unternehmen, wo viele Menschen arbeiten und sich nicht jeder untereinander kennt, macht eine persönliche Ansprache viel aus. Dann scheint es fast so als würde man den Chef höchstpersönlich kennen und baut eine Bindung zum Unternehmen auf.

Spaß bereiten in auch E-Mail Bilder, Infografiken oder Videos in Ihrem internen Newsletter und helfen Ihnen dabei wichtige Informationen hervorzuheben und Interaktionsrate zu erhöhen.

Sie haben es nun geschafft einen ansprechenden internen Newsletter für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Diesen gilt es jetzt nur noch zu versenden.

Nichtsdestotrotz haben Sie hier die Möglichkeit sich eine Test E-Mail zuzusenden, um eventuelle Fehler zu bereinigen und zu korrigieren:

Mailjet Funktion "Test-E-Mail versenden.

Fazit

Einen internen Newsletter zu erstellen lohnt sich. So stärken Sie nicht nur die interne Unternehmenskommunikation sondern erhöhen auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, schaffen Transparenz und stärken die Unternehmensbindung.

Mithilfe unterschiedlicher Newsletter Inhalte machen Sie Ihren internen Newsletter zu etwas Besonderen und bieten Ihren Mitarbeitern einen Mehrwert, welcher sich positiv auf die Leistung und den Erfolg Ihrer Angestellten auswirken wird.